Sistem ne işe yarar
Üç soruyu tek ekranda cevaplar.
| Soru | Sistemin cevabı |
|---|
| Kime ulaşacağız? |
Firmalar bölümü: müşteri adaylarının künyesi, yetkilileri, hangi
aşamada oldukları ve geçmiş temaslar. |
| Ne yazacağız? |
Mail Şablonları: sektöre ve duruma göre hazır metinler. Her firmaya
sıfırdan yazı yazılmaz. |
| Nasıl ulaşacağız? |
Toplu Mail ve WhatsApp: seçilen firmalara sırayla, kayıt
tutarak gönderim. |
Temel ilke: sistemdeki her temas kaydedilir. Kime ne zaman ne gönderildiği,
kimin cevap verdiği kaybolmaz. Bir kişi ayrılsa bile bilgi şirkette kalır.
1.Firmalar
Müşteri adaylarının tutulduğu ana bölüm.
Firma eklemek
1Firmalar sekmesini açın, Firma Ekle düğmesine basın.
2Firma adı zorunlu; ülke, şehir, sektör ve web sitesi alanları doldurulursa filtreleme ve raporlama işe yarar hâle gelir.
3Kaydettiğinizde sistem otomatik bir firma kodu üretir. Bu kod firmayı benzersiz olarak tanımlar.
Yetkili kişi eklemek
Bir firmaya birden çok kişi eklenebilir — satın alma müdürü, teknik sorumlu, genel
müdür ayrı ayrı. Her kişinin adı, görevi, e-postası ve telefonu girilir. E-posta girilen
kişiye toplu mail gönderilebilir; telefon girilen kişiye WhatsApp yazılabilir.
Durum (satış hunisi)
Her firmanın bir durumu vardır ve bu durum firmanın süreçte nerede olduğunu gösterir.
Durumu güncel tutmak sistemin en önemli alışkanlığıdır: filtreler, raporlar ve “kime
ulaşmalıyım” sorusunun cevabı buna dayanır.
Not ve aktivite geçmişi
Her görüşme sonrası nota bir satır yazın. “12.09 — fiyat listesi istediler, Ekim’de
tekrar aranacak” gibi. Bu notlar firma detayında tarih sırasıyla birikir.
Hatırlatıcı: Bir firmaya ileri tarihli hatırlatma kurabilirsiniz. Tarih gelince
sistem o firmayı öne çıkarır — takip edilecek işler unutulmaz.
2.Mail Şablonları
Aynı metni tekrar tekrar yazmamak için.
Her şablonun bir konu satırı ve bir gövdesi vardır. Şablonlar sektöre
ve duruma göre ayrılır: ilk temas, teklif sonrası hatırlatma, fuar daveti gibi.
Şablon yazarken
- Konu satırı kısa olsun. Telefonda ilk 35–40 karakter görünür.
- İlk cümlede kim olduğunuzu söyleyin. Yabancı alıcı sizi tanımıyor.
- Tek bir istek olsun. “Fiyat listemizi ister misiniz?” — üç soru soran mail cevapsız kalır.
- Ek dosya koymayın. İlk mailde ek, spam ihtimalini yükseltir. Bağlantı verin.
Dikkat: Şablon değiştirmek geri alınamaz. Kaydet dediğinizde sistem onay
ister; emin değilseniz eski metni bir yere kopyalayın.
3.Toplu Mail
Seçilen firmalara sırayla, kayıt tutarak gönderim.
1Firmalar bölümünden göndereceğiniz firmaları filtreleyin (ülke, sektör, durum).
2Kullanılacak şablonu seçin.
3Gönderim kuyruğa alınır. Sistem hepsini aynı anda değil, aralıklarla gönderir.
4Gönderim geçmişinden kime ne zaman ne gönderildiğini görebilirsiniz.
Neden aralıklı gönderiyor: Yüzlerce maili aynı anda göndermek, gönderen
adresinizin spam olarak işaretlenmesine yol açar. Bu olduğunda sonraki mailleriniz
— gerçek müşterilerinize yazdıklarınız dahil — kutuya düşmez. Kuyruk sistemi tam
olarak bunu önler.
İzin konusu: Ticari elektronik ileti göndermek Türkiye’de İYS (İleti Yönetim
Sistemi) kaydına ve alıcı onayına tabidir. Satın alınmış listeye gönderim yapmayın;
hem hukuki risk taşır hem gönderen itibarınızı kalıcı olarak bozar.
4.WhatsApp
Yetkili kişilere doğrudan mesaj.
Firma yetkililerinin telefon numaraları kayıtlıysa, sistem her kişi için hazır bir
WhatsApp bağlantısı üretir. Bağlantıya tıkladığınızda WhatsApp açılır ve seçtiğiniz
şablon metni hazır olarak gelir; siz göndermeden önce düzenleyebilirsiniz.
Toplu WhatsApp için ek kurulum gerekir. Normal WhatsApp uygulaması toplu
gönderime izin vermez; numaranız kapatılır. Toplu gönderim için WhatsApp Business
Cloud API kurulumu gerekir: Meta işletme doğrulaması, bu işe ayrılmış bir telefon
numarası, Meta tarafından önceden onaylanmış şablon mesajlar ve alıcı onay kaydı.
Bu kurulum ayrıca planlanır.
5.KVKK ve İYS
Bu sistemle mail ya da WhatsApp göndermeden önce bilinmesi gereken iki yasal düzenleme.
KVKK — Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (6698)
- Sistemdeki ad, telefon ve e-posta bilgileri kişisel veridir. Yalnız kişiye bildirilen amaçla (ürün ve teklif bilgilendirmesi gibi) kullanılabilir.
- Kişi, verisinin nereden alındığını ve ne için kullanıldığını sorabilir; silinmesini isteyebilir. Böyle bir talep gelirse kayıt sistemden silinmeli ya da gönderim dışı bırakılmalıdır.
- Kayıtlar dışarı aktarılırken (Excel, CSV) dosyalar güvenli yerde tutulmalı, üçüncü kişilerle paylaşılmamalıdır.
İYS — İleti Yönetim Sistemi (6563 sayılı Kanun)
- Ticari amaçlı SMS, arama ve e-posta gönderen işletmenin İYS'ye kayıtlı olması gerekir.
- Bireylere (tacir ya da esnaf olmayan gerçek kişilere) ticari ileti göndermeden önce onay alınmalı ve bu onay İYS'ye kaydedilmelidir. İYS'de onayı olmayan kişiye ileti gönderilmez.
- Tacir ve esnafa önceden onay alınmadan ileti gönderilebilir; ancak alıcı ret bildirirse ret İYS'ye işlenir ve o kişiye bir daha gönderilmez.
- Her iletide gönderenin kim olduğu ve alıcının iletiden nasıl çıkabileceği (ret yolu) açıkça yazmalıdır.
- Onay ve ret kayıtları en az 3 yıl saklanmalıdır.
Bu sistemde dikkat edilecekler: Notunda "Kişisel rehber kaydı" yazan firmalar (arkadaş, akraba, personel, bankacı vb.) için toplu mail ya da WhatsApp gönderimi yapmayın. Bu kişilere ancak açık onaylarıyla ticari ileti gönderilebilir. İletiden çıkmak isteyen firmayı aynı gün işaretleyin ve gönderim listelerinden çıkarın.
Bu bölüm genel bir hatırlatmadır, hukuki danışmanlık yerine geçmez. Kampanya öncesinde şirketinizin İYS kaydını ve aydınlatma metnini hukuk danışmanınızla kontrol edin.
Günlük kullanım düzeni
Sistemi verimli kullanmanın en basit yolu.
Her sabah
- Hatırlatıcıları kontrol edin — bugün aranacaklar orada.
- Gelen cevapları ilgili firmanın notuna işleyin.
Haftada bir
- Durumu değişen firmaları güncelleyin.
- Yeni firma ekleyin — huninin üstü boşalırsa altı da boşalır.
- Bir toplu gönderim planlayın.
Ayda bir
- Şablonların hangisinin cevap getirdiğine bakın, zayıf olanı değiştirin.
- Uzun süredir dokunulmamış firmaları gözden geçirin.
Sık sorulanlar
Verilerim nerede tutuluyor?
Kendi sunucunuzda, size ait bir veritabanında. Sistem kurulurken başka hiçbir
firmanın verisi aktarılmamıştır; sistem tamamen boş başlamıştır.
Yanlışlıkla bir firmayı silersem?
Silme işlemleri onay ister. Yine de yanlış silme olursa sunucu yedeklerinden
geri alınabilir; bu durumda bize haber verin.
Birden fazla kişi aynı anda kullanabilir mi?
Evet. Her kullanıcının kendi girişi vardır ve değişiklikler anında herkese yansır.
Telefondan kullanılır mı?
Evet, sistem telefon ve tablette de çalışır. Ayrı bir uygulama indirmeye gerek
yoktur; tarayıcıdan adrese girmeniz yeterlidir.
Şifremi unuttum.
Sistem yöneticisi yeni şifre tanımlayabilir. Şifreler geri okunamaz biçimde
saklanır — kimse mevcut şifrenizi göremez.